Signet

Spurt og svarað

Hægt er að velja á milli tveggja leiða fyrir aðgangsstýringu að Signet Team:

  • Aðgangsstýring með umboðum í Signet Login - sjá nánar
  • Aðgangsstýring með Microsoft Azure AD - sjá nánar

Hægt er að hafa eftirfarandi tegundir aðganga:

  • Starfsmannaaðgangur: Hver notandi sendir skjöl fyrir sig. Skjöl sem send eru frá starfsmannaaðgangi er ekki deilt með öðrum notendum.
  • Teymisaðgang: Sameiginlegt vinnuborð þar sem margir notendur vinna saman í sameiginlegum skjalalista. Hægt er að vera í mörgum teymum.
  • Stjórnunaraðgangur: Veitir yfirsýn fyrir fyrirtækið og teymi, stillingar og aðgangsstýringu.
  • Skýrsluaðgang: Veitir yfirlit yfir notkun fyrirtækisins, niður á einstaka notendur og teymi.

Notendur skrá sig inn á team.signet.is með annaðhvort Signet Login eða Microsoft, eftir því hvor aðgangsstýringin er valin, og velja þar þann aðgang sem þau vilja skrá sig inn á hverju sinni. Auðvelt er að skipta á milli aðganga eftir innskráningu.

Notendur með stjórnunaraðgang hafa heimild til að bæta við notendum og stjórna teymum.

Hverjir geta veitt aðgang?

Til að veita aðgang að Signet Team þarf að vera:

  • Prókúruhafi fyrirtækisins, eða
  • Einstaklingur með aðgang að heimabanka fyrirtækisins

Þessir aðilar geta séð um aðgangsstýringuna sjálfir eða veitt öðrum notendur aðgang að stjórnunaraðgangi.

Hvernig er aðgangur veittur?

  • Prókúruhafi skráir sig inn á Signet Team og hefur sjálfkrafa stjórnunaraðgang.
  • Einstaklingur með heimabankaaðgang þarf fyrst að staðfesta tengsl við fyrirtækið með því að fá rafrænt skjal sent í heimabanka fyrirtækisins.

Notandi með stjórnunaraðgang skráir sig inn á team.signet.is, velur stjórnunaraðgang og getur þar úthlutað aðgangsheimildum til notenda.

Þegar aðgangsstýring fer fram í gegnum Microsoft Azure AD eru settir upp öryggishópar (security groups) sem samsvara aðgöngum í Signet Team.

  1. Ef öryggishópur er ekki til, þarf að setja upp öryggishópa í Azure AD fyrir aðgang (t.d. stjórnunaraðgangur, skýrslur, starfsmenn, teymi) – framkvæmt af Microsoft kerfisstjóra.
  2. Bæta við notendum í viðeigandi öryggishóp ef því hvaða aðgang þeir eiga að hafa – framkvæmt af Microsoft kerfisstjóra.
  3. Tengja hvern öryggishóp við viðeigandi teymi eða aðgang í Signet Team – framkvæmt á stjórnunaraðgangi.
    1. Öryggishópar fyrir stjórnunaraðgang, skýrsluaðgang og starfsmannaaðgang eru stilltir undir stillingum fyrirtækisins.
    2. Fyrir teymi er hópurinn skráður í reitinn Azure AD Group ID í stillingum teymisins.

Ef tenging við Microsoft Azure AD er ekki þegar virkjuð, hafðu þá samband við okkur við aðstoð.

Á stjórnunaraðgangi er hægt að stilla sjálfvirka vistun skjala með eftirfarandi leiðum:

  • SharePoint
  • Signet Transfer
  • Tölvupósti

Þetta er stillt með því að skrá sig inn á stjórnunaraðgang Signet Team, velja teymisaðganginn og velja úr möguleikunum undir Sjálfvirk vistun skjala.

Einnig er hægt að stilla slóð á endapunkt (e. callback url) fyrir vefþjónustutengingu með því að haka við Senda stöðubreytingar á endapunkt. Kerfið sér um að senda tilkynningar um stöðubreytingar skjala á þessa slóð.

Til að nota léttari undirritun þarf fyrst að virkja möguleikann í Signet Team. Það getur aðeins aðili með stjórnunaraðgang gert.

Skref til að virkja léttari undirritun á stjórnunaraðgangi:

  1. Skráðu þig inn á Signet Team
  2. Veldu Stjórnunaraðgangur
  3. Veldu Leyfa léttari undirritanir
  4. Vistaðu stillingar
  5. Staðfestu breytinguna með rafrænum skilríkjum

Nú geta allir notendur fyrirtækisins byrjað að senda skjöl í léttari undirritun með því að velja Létt undirritun í stillingum þegar skjalið er sent.

Sjá nánar:

Hægt er að velja staðsetningu undirritunarstimpilsins í skjali fyrir sérhvern undirritanda.

Staðsetning undirritana er valin með því að virkja Stillingar og haka við Stýra staðsetningu. Þá birtist felligluggi með fyrirfram ákveðnum reitum og reitur fyrir númer blaðsíðu.



Til þess að láta undirrituninarstimpilinn birtast á öftustu blaðsíðunni í skjalinu getur þú sett inn gildið 0 sem blaðsíðu.

Athugaðu að ekki er hægt að setja inn texta með undirritun þegar staðsetning undirritunar er valin.

Hér getur þú sótt skjal með yfirskrift fyrir staðsetningu undirritana á Word formi.

Þessa virkni er að finna í Signet Team.

Skoðunaraðilar hafa lesaðgang að skjalinu í Signet, geta hlaðið því niður og fylgst með stöðu þess, þ.e. hvaða undirritendur hafa undirritað skjalið.

Skoðunaraðila er bætt við með því að virkja Stillingar og haka við Leyfa skoðunaraðila. Þá birtist takki til þess að bæta við skoðunaraðila.